সহজেই ডাটা এন্ট্রি শেখার উপায়
বর্তমান এই ডিজিটাল জগতে ‘ফ্রিল্যান্সিং’ শব্দটি শোনেন নি এমন খুব কম মানুষই আছেন। আর এই ‘ফ্রিল্যান্সিং’ এর খুব পরিচিত দুইটি শব্দ হচ্ছে ডাটা এন্ট্রি। শুধু ফ্রিল্যান্সিং নয় বরং অফলাইনে অফিস ওয়ার্কের ক্ষেত্রেও ডাটা এন্ট্রির রয়েছে অসীম গুরুত্ব। বর্তমানে অনেক তরুণই ঘরে বসে কাজ শিখে অনলাইনে আয় করতে চান। তাদের জন্য ডাটা এন্ট্রি হতে পারে পথ চলার শুরু। কিন্তু সকল যাত্রার শুরুতেই থাকে অনেক প্রশ্ন অনেক জিজ্ঞাসা। সে সকল প্রশ্নের উত্তর নিয়েই আজকের এই লেখাটি।
সূচিপত্রঃ
ডাটা এন্ট্রি কি?
অনেকের কাছে নতুন লাগলেও ডাটা এন্ট্রি খুবই প্রচলিত এক বিষয়। মূলত কম্পিউটার এবং মাউস ব্যবহার করে নিজেদের ঘরে বসেই যখন কেউ বেসিক অপারেটিং স্কিলস দিয়ে কোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য একাধিক উৎস থেকে কোনো তথ্য সংগ্রহ করে পরবর্তী ব্যবহারের জন্য সাজিয়ে রাখে তাই ডাটা এন্ট্রি। সহজ ভাষায়, যে প্রক্রিয়ায় কেউ কম্পিউটার বা ল্যাপটপ ব্যবহার করে কোনো বিষয়ের উপর গবেষণা করে তা পুনরায় ব্যবহার করার জন্য তথ্যকে বিন্যাস করে তাকেই বলে ডাটা এন্ট্রি। শুনে মনে হতে এটি অনেক কঠিন কাজ, তবে আসলে তা নয়। এর কাজ এখন এতোটাই প্রচলিত যে বর্তমানে ডাটা এন্ট্রি শিখে অনেকেই করছে ঘরে বসে আয়। আর সময়ের সাথে এটি হয়ে যাচ্ছে এক সম্মানজনক পেশা।
কেনো শিখবেন ডাটা এন্ট্রি?
প্রশ্ন আসতেই পারে যে, ডাটা এন্ট্রি শেখার প্রয়োজনীয়তা কি। ডাটা এন্ট্রির কাজটা বাইরে থেকে কঠিন মনে হলেও আসলে কঠিন নয়। ডাটা এন্ট্রি শিখতে হলে এর পেছনে সময় আর শ্রম দিতে হবে। এর পেছনে আছে অসংখ্য কারণ। যেমনঃ
- ডাটা এন্ট্রি এমন একটি কাজ যা সবাইকেই শুরুতে শিখতে হয়। যেহেতু এখানে কিবোর্ডে টাইপিং এর কাজ বেশি, এটা করতে গিয়ে কিবোর্ডের সাথে সখ্যতা গড়ে উঠবে।
- ডাটা এন্ট্রি করতে গিয়ে অনেক ছোটো থেকে ছোটো বিষয় খেয়াল রাখতে হয়, একটু খেয়ালিপনার কারণে কিন্তু পুরো কাজটাই এলোমেলো হয়ে যেতে পারে। ফলে খেয়াল রেখে কাজ করার দক্ষতা বাড়ে।
- ডাটা এন্ট্রির কাজ করতে গিয়েই কিন্তু কম্পিউটারের অনেক খুটিনাটি জিনিসের সাথে আমাদের জানাশোনা হয়ে উঠে, পাশাপাশি বাড়ে কম্পিউটার এর ব্যপারে আরো জ্ঞান, যা কাজে লাগবে সামনের দিন গুলোতে।
- যখন কাজ দেয়া হয়, সাথে বেধে দেয়া হয় সময়সীমা। কাজ যিনি দিয়েছেন তার সাথে সময়মতো যোগাযোগ করা এবং এটা করতে গিয়ে কাজের ডেডলাইন এর সাথে সবসময় খাপ খাইয়ে নেয়ার চলে এক অন্যরকম প্রচেষ্টা। এরই মাধ্যমে যোগাযোগ এর দ্বারা নিজেদের এই বিষয়ে দক্ষতাকেও ঝালিয়ে নেয়া সম্ভব হয়। নিয়মিত কাজ ও ডেডলাইন এর সাথে তাল মিলাতে গিয়েই সময় ব্যবস্থাপনাও ধীরে ধীরে আয়ত্ত্বে চলে আসে।
- পাশাপাশি, ডাটা এন্ট্রির কাজের মধ্যে রয়েছে অসংখ্য কাজের ছড়াছড়ি। একটি কাজ করতে গিয়ে আরেকটি কাজের সন্ধান পেয়ে যাওয়া যায়, ফলে সুযোগের কমতি হবে না কখনোই।
- আর সর্বোপরি, বিভিন্ন ব্যবসায় প্রতিদিন লক্ষ লক্ষ টাকার লেনদেন হচ্ছে অফলাইনে। কিন্তু লেনদেন অফলাইনে হলেও ডিজিটাল মাধ্যমে রেকর্ড রাখার জন্য অবশ্যই নির্ভর করতে হবে ডাটা এন্ট্রির উপরে।
যা শিখবেন ডাটা এন্ট্রি থেকে
আমাদের ইতিমধ্যেই ধারণা হয়ে গেছে যে, ডাটা এন্ট্রি কি। লেখার এই অংশে আমরা জানবো ডাটা এন্ট্রিতে কি কি কাজ করতে হয় এবং কি কি শিখতে হয়।
যখন আমাদের কাজ দেয়া হবে তখন আমাদের কিছু কিছু প্রয়োজনীয় দক্ষতা থাকাটা আবশ্যক। যেমন, আমাদের একটা ফাইলকে আরেকটা ফরম্যাটে তৈরি করে জমা দিতে হবে, কিংবা একটা বিষয় সম্পর্কে নিজের গবেষণা করে সেটি থেকে প্রাপ্ত ফলাফল গুলো থেকে বিস্তারিত বিশ্লেষণের মধ্য দিয়ে একটা রিপোর্ট জমা দেয়া। অথবা একটা পণ্য এর ব্যাপারে গবেষণা করে কিছু সুত্র খুজে বের করা।
এছাড়াও, অনেক সময় একই ধরনের ব্যবসায়ে যারা রয়েছে তাদের ব্র্যান্ড এবং তাদের থেকে যোগাযোগ এর মাধ্যম খুজে বের করে লিড জেনারেশনের কাজ করাও কিন্তু ডাটা এন্ট্রির কাজের মধ্যে পড়ে। এছাড়াও কাজ করতে করতে আমাদের কম্পিউটার বা ল্যাপটপের কিছু সহজ কাজ থেকে শুরু করে কঠিন কঠিন অপারেশনের সাথে পরিচয় হয়ে যাবো, আর কোনো কাজ ঠিকমতো না বুঝতে পারলে নিজে থেকে সার্চ করে সেগুলোর ব্যাপারে ধারনা বা কারো সাহায্য নিয়ে দ্রুত শিখে নিতে হবে। আরেকটি জিনিসের কথা না বললেই নয়, ডাটা এন্ট্রির কাজ কিন্তু মাঝেমধ্যে বেশ সময়সাপেক্ষ হয়ে যায়, কাজ করতে গিয়ে সময় ব্যবস্থাপনা ও ডেডলাইন এর মধ্যে কাজ করার একটা দারুণ অভিজ্ঞতা হয়। এছাড়াও, প্রতিনিয়তই যোগাযোগের দক্ষতা বাড়তেই থাকে, তো দিনশেষে অনেক কিছুই নতুন করে আয়ত্ব হয়ে যায়।
কিভাবে শিখবেন ডাটা এন্ট্রি?
বর্তমানে জনপ্রিয় হয়ে উঠা বেশ কিছু স্কিলের মধ্যে ডাটা এন্ট্রি অন্যতম। এর কারণ নিজের ঘরে বসেই খুব সহজেই কিছু গুরুত্বপূর্ণ কাজের দক্ষতা শিখে নিয়ে আয় করা যায় ডলারে এবং গত কয়েক বছরে মানুষের মধ্যে ডাটা এন্ট্রি নিয়ে ব্যাপক উৎসাহের ফলে এটি নিয়ে মানুষ ক্যারিয়ারও গড়ে তুলছে।
আমরা এর আগেই জেনেছি যে আমাদের ডাটা এন্ট্রি শিখতে হলে কি কি জিনিস শিখতে হবে। বর্তমানে অনলাইনের দুনিয়ায়, সবকিছু এখন এক সার্চ দূরে। ইউটিউব কিংবা গুগলের মতো সার্চ ইঞ্জিন ব্যবহার করেও আজকাল অনেকে অনেক কঠিন বিষয়ও আয়ত্ত্ব করে ফেলতে পারছে, তবে কিছু কিছু কোর্স একটু জটিল। এগুলো সঠিক নির্দেশনা না পেলে শিখা হয়ে উঠে না। তাই বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান অনলাইন ও অফলাইন দুই মাধ্যমেই ডাটা এন্ট্রির বেসিক ও এডভান্স কোর্স অফার করে থাকে। আমরা এই বিষয়ে আরো বিস্তারিত জানবো।
অনলাইনে ডাটা এন্ট্রি শেখার উপায়
বর্তমানে অনলাইন মাধ্যমগুলো এতো বিস্তার লাভ করেছে যে মানুষ নিজেদের ঘরে বসেই সব কিছু পেয়ে যাচ্ছে। অনলাইনে একটু বেশি সময় দিয়েই ভিডিওর মাধ্যমে অনেক কিছু শিখে ফেলছে এই প্রজন্ম। এক্ষেত্রে বিভিন্ন অনলাইন ইন্সটিটিউট কিংবা কোর্স শেখায় এমন ওয়েবসাইট থেকেই নামকরা ইন্সট্রাকটর ও এই বিষয়ে পারদর্শী মানুষের থেকে কাজ শিখে ফেলা যায়। অনলাইনে জনপ্রিয় কিছু কোর্স প্রদানকারী ওয়েবসাইট রয়েছে। এদের কোর্সের গঠন খুবই গোছানো এবং রয়েছে চমকপ্রদ কিছু ফিচার, যা শিখনকে করে কার্যকরী ও আকর্ষণীয়।
এমন জনপ্রিয় কিছু ওয়েবসাইট হলো ইউডেমি, কোর্সেরা, ইত্যাদি। যেগুলো থেকে মানুষ প্রতিনিয়তই শিখছে ডাটা এন্ট্রির মতো আরো অসংখ্য কোর্স। এবং কোর্স শেষে তারা সার্টিফিকেটও অফার করে, কোর্স সম্পন্ন করার স্বীকৃতি স্বরূপ। এছাড়াও বাংলাদেশের জনপ্রিয় অনলাইন প্লার্টফর্ম টেন মিনিট স্কুল, তাদের ওয়েবসাইট ও মোবাইল অ্যাপে ডাটা এন্ট্রির কোর্স এর সেবা দিচ্ছে, যা করে দেশের অসংখ্য মানুষ ফ্রিল্যান্সিং এ ক্যারিয়ার শুরু করতে পেরেছে। টেন মিনিট স্কুলের পাশাপাশি আরো কিছু প্লার্টফর্ম যেমন ঘুড়ি লার্নিং, শিখো এদের মতো প্রতিষ্ঠানও শুরু করেছে ডাটা এন্ট্রির কোর্সের সেবা প্রদান। এসব নামীদামী ওয়েবসাইটের এমন কোর্সগুলো পেইড কোর্স, অর্থাৎ টাকার বিনিময়ে কোর্স কিনে তা থেকে পরবর্তীতে কোর্স শেখা শুরু করা যায়। এবং এসব কোর্সের ইন্টারফেসগুলো এতোই আকর্ষণীয় যে খুব দ্রতই মানুষ শিখে ফেলতে পারে জটিল কোনো বিষয়।
তবে, কিছু কিছু ওয়েবসাইট আছে যারা ডাটা এন্ট্রি কোর্স ফ্রিতে দিয়ে থাকে, অর্থাৎ এর বিনিময়ে কোনো অর্থ প্রদান করতে হয় না। এমন অনলাইন প্লার্টফর্মের মধ্যে উল্লেখযোগ্য হলো এলিসন ডটকম, স্কিলস্কাউটার ডটকম। এরা ফ্রিতে তাদের ওয়েবসাইটেই ডাটা এন্ট্রির কোর্সের সেবা প্রদান করে থাকে। এছাড়াও কেউ যদি ডাটা এন্ট্রির কোর্সের পরিসর জেনে ইউটিউব ও গুগল সার্চ করে শিখতে চায়, তা সম্ভব। ইউটিউবে রয়েছে ডাটা এন্ট্রি বিষয়ক অসংখ্য টিউটোরিয়াল ভিডিও ও লেসন, যা সময়সাপেক্ষ হলেও দিনশেষে অনেকেরই কাজে লেগেছে।
তবে শিখতে হলে অবশ্যই ধৈর্য ও ইচ্ছাশক্তি থাকা লাগবে, অনেক সময় এসবের অভাবেই অনেকে তাদের কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্যে পৌছতে পারে না।
অফলাইনে ডাটা এন্ট্রি শেখার উপায়
অনলাইনে কোর্সের মাধ্যমে কোনো জিনিস শেখার ঝোক মানুষের বেশি হলেও, সবাই অনলাইনে শিখতে পারবে না চাইলেও। অনলাইনে কোনো কিছু শিখতে হলেই, একটি ল্যাপটপ বা কম্পিউটার ও সক্রিয় ইন্টারনেট ব্যবস্থা থাকা আবশ্যক। যার অভাবে অনেকেই শিখতে পারে না বা মাঝপথেই থেমে যায় শেখা।
তাদের জন্য অফলাইনে শেখা বা হাতেখড়ি দিয়ে শেখা বেশি কার্যকর। বর্তমানে বাংলাদেশের বিভিন্ন জায়গায় গড়ে উঠছে আইটি ইন্সটিটিউট যারা ডাটা এন্ট্রির কাজ শেখায়, ঢাকার মধ্যে থাকা কিছু ইন্সটিটিউট এর মধ্যে জনপ্রিয় হলো ক্রিয়েটিভ আইটি, ঢাকা আইটি, ডিজিটাল আইটি ইন্সটিটিউট, বাংলাদেশ আইটি ইন্সটিটিউট এর মতো কিছু প্রতিষ্ঠান। যারা নিজেদের অফলাইন অফিসে কিংবা ট্রেনিং সেন্টারে মানুষের অনলাইনের বিভিন্ন জিনিসের সেবা দিয়ে যাচ্ছে। ডাটা এন্ট্রির মতো আরো কিছু জটিল কোর্সের ব্যাপারেও মানুষ সহজে শিখতে পারছে অসংখ্য বিষয়।
ডাটা এন্ট্রি যাদের জন্য আদর্শ কাজ
বর্তমানে অনেকেই নিজেদের ক্যারিয়ার নিয়ে বেশ সচেতন ও দুশ্চিন্তার মধ্যে থাকেন। এবং করোনা মহামারীর কারণে অনেকেই নিজেদের চাকরি হারিয়েছেন ও তাদের এই সমস্যার জন্য তারা চিন্তায় পড়েছেন কিভাবে এর থেকে বের হওয়া যায়। যারা নিজেদের ঘর থেকেই কাজ শিখে কাজ করে এর বিনিময়ে অর্থ উপার্জন করতে চান তাদের জন্য ডাটা এন্ট্রির কাজ আদর্শ এক কাজ। এর মধ্য আছে কাজের নমনীয়তা, অর্থাৎ একটা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ করতে হবে বেধে ধরে এমন না, যেকোনো সময়ে বসে কাজ করার সুযোগ থাকে এখানে। তবে একটু সময়সীমা নিয়ে সাবধান ও সচেতন থাকতে হয়, তা নাহলে হিতে বিপরীত হতেও সময় লাগে না।
যারা কম্পিউটারের কাজে ভালো এবং দক্ষ তারাও এই কাজে পারদর্শী হয়ে কাজ শুরু করে দিয়ে আয় করতে পারেন সহজেই। আর এই কাজ যেহেতু যেকোনো জায়গায় বসে করা যায় তাই কাজ করার একটা চাপ থাকে না, ইচ্ছামতো জায়গায় বসে কাজ করার স্বাধীনতা দেয় এই কাজকে আরো বেশি নিজেকে ছাড়িয়ে যাওয়ার সুযোগ। শুধু লাগে ইন্টারনেট ও কাজ করার জন্য একটি ল্যাপটপ, আজকাল অনেক কাজ কিন্তু মোবাইল ফোনেই নিমিষে করে ফেলা যায়। ফলে কাজ করার মধ্যেও একটা স্বাচ্ছন্দ্যতা বোধ করে মানুষ, কাজ করার স্পৃহা দেয় কয়েকগুনে বাড়িয়ে।
শেষ কথা
সবশেষে, বলতেই হয়, যে ডাটা এন্ট্রি এক চমকপ্রদ কাজ ও যেভাবে সবকিছু আধুনিক হয়ে যাচ্ছে, এর চাহিদা আগামী দিনগুলোতে আরো বৃদ্ধি পাবে। ডাটা এন্ট্রির কাজ শেখার জন্য সময় ও শ্রমের ব্যাপক প্রয়োজন। যদি কেউ মাঝপথেই ইচ্ছার অভাবে ছেড়ে দেয় তাহলে দিনশেষে ক্ষতি তার নিজেরই।
অনবরত জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
১. ডাটা এন্ট্রির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক কোনটি?
ডাটা এন্ট্রির কাজ করতে গিয়ে একজন কাজ শিখে। রিসার্চ করে বের করে নিয়ে আসে যাবতীয় তথ্য আর তাতে অনলাইন মিডিয়া ব্যবহারের একটা অভ্যাস হয়ে যায়। মূলত ডাটা এন্ট্রি সব একই জাতীয় তথ্য এক স্থানে রেখে কাজ গুছিয়ে ফেলতে সাহায্য করে। প্রয়োজন হলে তা সম্পাদনা করেও পরিবর্তন করে ফেলা যায়। এতে সময় বাচে, বাচে শক্তিও, কাজের হাতবদলে সমস্যা হয় না। বেশি প্রভাব ফেলে যে এতে সময়ের অনেক সাশ্রয় হয়।
২. ডাটা এন্ট্রির কাজের প্রক্রিয়াটি কেমন?
কাজটা খুবই সহজ আবার একটু জটিল। ডাটা এন্ট্রির প্রক্রিয়াটি হলো তথ্যকে ব্যবহারের উপযোগী করে তুলে তাকে ইলেকট্রনিক কোনো মাধ্যম যেমন কম্পিউটার বা অন্য কোনো ডিভাইস দিয়ে আরেক জায়গায় পাঠিয়ে দেয়া বা শেয়ার করা। যা নিজ হাতে করা যায় আবার স্বয়ংক্রিয়ভাবেও কম্পিউটার ব্যবহার করে শর্টকাট দিয়েও করা যায়।
৩. ডাটা এন্ট্রি কি ধরনের হয়ে থাকে?
কিছু কিছু কাজ নির্দেশ করে ডকুমেন্ট স্ক্যানিং করে তার রিপোর্ট তৈরি করা। কিছু কিছু আছে যা ডাটা কালেক্ট করে তাকে শিটে এড করার কাজ ও ক্রেতাদের তথ্য হালনাগাদের কাজ করতে বলে।
৪. ডাটা এন্ট্রির টুলস গুলো কি কি?
মূলত ডাটা এন্ট্রির কাজ করতে যেসব টুল লাগে তা হলো, টেক্সট বা ওয়ার্ড প্রসেসর, এক্সেল শিট বা স্প্রেডশিট, ডাটাবেজ প্যাকেজ, পরিসংখ্যান বিষয়ক সফটওয়্যার, এবং নির্দিষ্ট ডাটা এন্ট্রির এক সিস্টেম।
৫. ডাটা এন্ট্রির কাজের উপকারিতা কি?
ডাটা এন্ট্রির কাজ করার ফলে মানুষের অনলাইন রিসার্চ ও তা এনালাইসিস করার প্রক্রিয়াটা আরো পাকাপোক্ত হয়। এটা মানুষকে অনলাইন থেকে তৈরি করা তথ্য ও উপাত্ত খুজে পেতে সাহায্য করে। এটা ইলেকট্রনিক ওয়ার্ড প্রসেসিং এর কাজেও বেশ কার্যকরী এক স্কিল। এছাড়াও, ডাটাকে বিচ্ছিন্ন অবস্থা থেকে রুপান্তর এর মাধ্যমে ডিজিটাল তথ্যে পরিনত করার যে স্কিলটা কাজে দেয় বিভিন্ন শিল্পভিত্তিক সেক্টর ও ব্যবসা-বাণিজ্যেও, পাশাপাশি অবাণিজ্যিক কাজেও।
